本文的“三级认证”是适用在在美国出生的宝宝,文中步骤是在橙县/尔湾/南加州,但不同区域大同小异。

其实都非常简单,有时间的话完全不需要找代办。

文中所提到的地址都是我办理时候的地址,请大家在办理文件的时候最好能够电话一下确认一下邮寄地址。

三级认证

三级认证随时都可以办理,完全取决你什么时候想办理或者是什么时候需要办理(比如需要回国了)。

什么是三级认证

三级认证实际上是指三个层次的部门对宝宝出身身份/证明的认证。

哪三级呢?按照办理顺序的话是以下排列:

县认证/County Notary Authentication/Notary Public

州认证/州务卿认证/State Authentication

领事认证

如何办理

出生证明-Birth Certificate

办所有的认证前首先要拿到宝宝的出生证明-Birth Certificate,这个证明有的医院会给你代办,再给你,大多数是要自己去弄的。可以申请邮寄给你,也可以自己去取,Orange County/橙县是立等可取的。现场可以刷卡,可以要多份,强烈建议至少办 2 份以上。记得带上自己的 ID,美国驾照或者中国护照。

现场取的话是在:

Office of Vital Records, 200 W Santa Ana Blvd suite 100-b, Santa Ana, CA 92701

周一到周五 7:30AM–4PM,疫情下还是开门办公的,因为关系到生老病死的文件。

路边有街趴,也可以从 W 5 St 右手开进停车场,不贵的。

县认证

县认证的话就是去找 Orange County Clerk-Recorder,现在是 Hugh Nguyen。

疫情下现在可以预约 In-Person visit,之前是只能邮寄。邮寄很方便,完全不需要去现场。

一份 $13,邮寄的话可以用 Money Order 和 Check。

我是用的 USPS priority flat rate envelope, $8 左右一个,如果自己能打印 label 的话还能预约邮局第二天来取件,把带着自己收件地址的回邮 prepaid 信封就折起来放在寄去的信封里面,然后附上一张纸写一下你是 XX 的 YY,要给 XX 做一下 County Notary Authentication,放上支票和 Birth certificate 原件 一起寄去以下地址:

Orange County Clerk-Recorder, 601 N. Ross Street, Santa Ana, CA 92701.

官网链接:Orange County Clerk-Recorder

办理时间蛮快的,两天就回寄了,县认证纸会订在出生纸上,千万不要拆下来,不然州认证是不会承认这份县认证的。

有读者反映出生纸/Birth Certificate 可以直接拿去进行州认证,如果愿意尝试可以联系一下 Secretary of State office 和领事馆看是否可行。文中的方法比这多一步去县里认证,百分百能没问题,可以自己选择合适的方式。

州认证

大洛杉矶地区的州认证办公室都在洛杉矶市的 California Secretary of State,但是从 12/7/2020 之后这个 office 因为疫情原因处于关门状态,在一楼 main lobby 有 drop box 收文件,但还不如邮寄到萨克拉门托/Sacramento 办理。

我当时是在五月份的时候直接去洛杉矶的 office walk-in 的,立等可取。进大楼的时候需要过安检,过了安检之后电梯在直走右手,在几楼看指示即可,也可以问工作人员。先在 office 取号,然后下到一个楼层的等待区等待,那里有电子牌叫号,到你了再上去。。。现场可以刷卡,带上 ID。

Los Angele California Secretary of State 地址如下:

300 S Spring St #12th, Los Angeles, CA 90013.    就是 Ronald Reagan State Building

周围有较少的街趴,很便宜,还有很多停车场,贵。

邮寄萨克拉门托办理:

Secretary of State Notary Public Section, 1500 11th Street, 2nd Floor Sacramento, CA 95814

照理还是 USPS flat rate envelope 邮寄比较合适,经济实惠,还安全快速。

原网站还有单列了一个 USPS 专用收件地址,建议邮寄前打电话询问一下:

Notary Public Section, P.O. Box 942877 Sacramento, CA 94277–0001

里面附上 $20 的 money order 或者是 check,县认证原件(县认证上订着出生纸原件了),cover page(很重要!),带着自己收件地址的回邮 prepaid 信封。

Cover Page 原链接:Apostille Mail Request Cover Sheet

California Secretary of State 原链接:Request an Apostille

Apostille Frequently Asked Questions

州认证纸会继续订在订在出生纸和县认证上,千万不要拆下来,不然中国领事认证是不会承认这份认证的。

中国领事认证

现在的认证服务全部是邮寄办理,不能去洛杉矶总领馆办理。

认证有具体详细的流程,领事馆工作人员都会在邮件里说明的,一定要仔细看邮件。工作人员是不会电话来联系你的,千万不要被“重要文件”这样的诈骗电话骗去!

首先要把你的业务需求,完整的机票包括航空公司名字,机票号,确认号,乘坐人名字,起飞到达地点时间,出生纸,申请表格发到领事馆处理这类业务的总邮箱 [email protected]

这里的申请表格我使用的是领事馆网页的表格:护照旅行证表格

然后另一个工作邮箱会发邮件给你详细的步骤。按顺序把文件放入电子邮件发送审核:

  1. 申请表格(邮件里会给你)
  2. 护照复印件(新生儿可以不需要)
  3. 州务卿首页图片
  4. 认证文件内容图片
  5. 信用卡授权书
  6. 回邮信封(必须是 USPS Priority mail Express,蓝色那种)
  7. 邮寄给领事馆的信封(必须是 USPS Priority mail Express,蓝色那种)

这里吐槽一下,为什么强制要用 express 呢,普通的 priority 不行么?大洛杉矶地区 priority 和 express 都是隔夜就到,价格相差却有 $20,一来一回相差 $40。

当你发过去的这些文件通过初审之后就会收到邮件回复的一个预约号,这个预约号非常重要,需要写在申请表格上方的空白处,不然领事馆不予办理的。千万不要没有拿到预约号就邮寄资料过去。

领事认证的效率是很快的,周一寄出,周二收到,周三就已经回邮,周四就收到认证文件了。所有的文件原件也一起寄回来的。

领事馆邮件部分内容

下面就是邮件里的重点,各种各样颜色和字体大小的重点自己梳理一下吧 (: :

以下是邮件部分原文,以防读者打不开上面的图片:

“1.请先阅读以下电子邮件的所有内容,办理认证会出现的基本问题都在内容里。

2.请按照规定把认证的每一步做好,如果由于您不按照内容指示办理认证,就算认证材料通过了电子邮件的审核,领事馆有可能拒收或者把所有认证材料全部退回。

3.由于疫情等原因,只能做认证,不能公证。认证和公证在中国国内一样有效的。

4.领事馆不提供查询邮件是否已经送到领事馆,领事馆也不提供咨询认证文件何时会邮寄出去,请您自行用回邮信封的跟单号查询动态,一般的认证办理时间是 1 个星期到 1 个月不等。

5. 由于疫情等原因,所以认证只能通过邮寄方式办理。

6.一位申请人,只需要填写一份认证申请表格.

7. 邮寄给领事馆的信封,和回邮信封可以同时放进去多位申请人的材料,也就是说,不需要一位申请人准备一个回邮信封(请确保信封有足够大的空间存放材料).

8. 一个邮寄给领事馆的信封,配一个回邮信封和一张信用卡授权书

您如果有问题,可以先浏览一下以下认证须知与收费标准的链接。

http://losangeles.china-consulate.org/chn/lszj/gzrz/rzxz/t1447254.htm

http://losangeles.chineseconsulate.org/chn/lszj/sfbz/gzrzsf/t1545138.htm

温馨提示:

中国的文件(例如中国的出生证等)无法认证,只能认证非中国的文件(例如美国的出生证等)

每一份文书原件:

请务必到属于我们中国驻洛杉矶总领事馆的领区内(例如南加州)的公证员 Notary Public 和州务卿 Secretary of State 办公室(例如南加州)完成第一级和第二级认证后,才邮寄给我们做第三级的领事馆认证。

都要做三级认证后,在中国国内(不包括中国香港,中国澳门,和中国台湾)才能有效使用.

**********需要您把以下材料先发电子邮件给我,然后通过我的审核,最后我会给您一个预约号码后,您才能邮寄

所有邮寄的资料(例如认证申请表格,护照复印件,州务卿复印件,州务卿原件等)(每一份州务卿的首页都要提供复印件给领事馆做备案,如不提供,领事馆拒绝办理认证,所有材料都会被退回)

+ USPS Priority mail Express 回邮信封 ( 贴上邮资,贴上 shipping labels,写上领事馆地址和回邮地址,写上联系人名字与联系电话 ) (要给我看到实质的信封,不能只有邮寄贴纸)

+ 信用卡授权表

(请准确地填写所有信息,只接受此付款方式)

要用电脑填写内容并打印表格,不能手写表格(除了付款人签名要手写)

请确保信用卡能在美国使用,并且在表格空白处写上美国的联系方式

+ 邮寄给领事馆的 USPS Priority mail Express 信封(收件人要写上 “证件组收-邮寄办理认证”,寄件人要写上联系人名字与联系电话 ) (要给我看到实质的信封,不能只有邮寄贴纸)

全部的信封都只能用 USPS Priority mail Express 信封

(这种信封是镶蓝色边的,派送速度是第二天抵达的,邮资应该是 20 美金以上的,不是镶红色边的那种信封)

您要把这个预约单号写在认证申请表格第一页上方空白处,不然领事馆不会受理的。

请不要在我发给你预约单号之前邮寄材料给领事馆。谢谢

A。需要邮寄给中国驻洛杉矶总领事馆的材料如下:

1.认证的申请表格(申请人要填写孩子的资料,名字是出生纸上的英文名字,没有的资料例如工作,可以空着,父母亲一方或者代办人的信息,请填在第二页的代办人处;第二页上的 2 个申请人签字要父母亲一方签父母亲一方自己的名字,谁的资料填写在代办人处,那么谁就在代办人处签字)

要用电脑填写内容并打印申请表格,不能手写申请表格(除了签字手写)

2.申请人的护照复印件

3.出生纸上父亲与母亲的护照复印件(如果出生纸上只有父亲或者母亲,只需要提供父亲或者母亲护照复印件即可)

4.代办人的驾照或者护照复印件(如果代办人不是父母亲一方)

5.每一份认证文书原件的州务卿首页复印件(每一份文书的州务卿备案号码都不一样的)

6. 认证的文书原件(州务卿原件)(1 份州务卿原件只能办理 1 份领事认证)

7.如果有:申请人的入境章和中国签证复印件

B。需要邮寄给中国驻洛杉矶总领事馆的额外材料如下:

另请申请人准备好一个付足邮资,且写清申请人姓名、地址、电话的美国邮局 USPS 的 Priority mail Express 信封(不接受其他回邮方式),一起寄过来,以便总领馆将做好的认证原件寄回。多人同时申请须分别准备回邮信封。

请确保贴上足额邮资,在回邮信封上写上联系电话号码与联系人名字

● 邮资足额:务必事先自行购买足额邮资。

● 地址准确:在收件人处填写本人姓名和收件地址。邮寄目的地仅限美国境内地址,不提供邮寄到境外的服务。

● 保留查询号:记录下申请人信封的查询号(Tracking Number),以便上网查询邮寄状态

C。收费标准如下(只受理特急件收费方式):

付款方式:只接受使用信用卡授权表

如果申请人拥有中国护照,每一份文书原件的收费是 8+37=45 美金,另加一个回邮信封收取 5 美金的手续费

如果申请人拥有外国护照,每一份文书原件的收费是 25+37=62 美金,另加一个回邮信封收取 5 美金的手续费

*****如果认证文件是出生纸认证,并且申请人未满 18 岁,收费标准以申请人的父母亲一方国籍收费

***这个 5 美金的手续费不是回邮信封的邮资,只是领事馆办理邮寄的服务费

例如:

1 份中国国籍认证收费:45+5=50 美金

2 份中国国籍认证收费:45+45+5=95 美金

3 份中国国籍认证收费:45+45+45+5=140 美金

D。邮寄地址:( 以下的中英文都全部写上 )

证件组收-邮寄办理认证

Visa and Passport Office

Chinese Consulate General in Los Angeles

443 Shatto Place, Los Angeles, CA 90020 ”

写在最后

办理三级认证其实一点都不难,多查查资料,然后不明白的地方就电话或者邮件去询问,都能够得到你需要的答案。如果自己有时间,完全可以自己搞定。准备文件的时候尽量按照要求去做完整,方便工作人员的同时也是方便你自己。

最困难的并不是认证的步骤,而是美国什么时候能够恢复正常。